FILLING SYSTEM SISTEM PENYIMPANAN ARSIP 1. Pengertian Filling System Kearsipan adalah semua kegiatan pengurusan arsip dari kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan filling dan penemuan kembali finding, penyelamatan arsip pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan serta penyusutan arsip pemindahan, pemusnahan, penyerahan. Kemudian filling system merupakan suatu rangkaian kerja yang teratur dan dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Tujuan dari kegiatan filling system ini diantaranya adalah sebagai berikut Dengan menerapkan filling system yang tepat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah tanpa membuang waktu. B. Menghemat biaya dan tenaga Dalam kegiatan penyimpanan filling dan penemuan kembali finding arsip tidak terlalu banyak menggunakan tenaga, sehingga biaya yang dikeluarkan juga tidak banyak. Dengan menggunakan filling system yang tepat, penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak karena arsip yang di simpan hanyalah arsip – arsip yang bernilai guna saja. 3. Keuntungan Filling System yang baik dan sesuai prosedur Keuntungan penggunaan sistem penyimpanan dan penemuan arsip filling system yang baik dan benar sesuai prosedur yang ada, yaitu A. Surat menyurat dapat diselenggarakan dengan sistematis ke arah penciptaan efisien kerja. B. Melengkapi bukti apabila timbul kasus yang menyasikan. C. Memberikan keterangan yang membuktikan. D. Arsip –arsip dapat memberitahukan kegiatan – kegiatan yang bersaing. E. Bahan – bahan yang berhubungan dengan keputusan. F. Membantu perumusan kebijaksanaan di masa yang akan datang. G. Pengambilan keputusan yang dapat didasarkan atas sistem kearsipan yang baik. 4. Ciri – Ciri Filling System yang Baik Suatu sistem kearsipan dapat dikatakan baik apabila dilakukan sesuai prosedur filling system yang benar serta memenuhi beberapa syarat, diantaranya sebagai berikut A. Tidak memakan tempat, yaitu tata letak dibuat se efektif dan se efisien mungkin. B. Sederhana dan praktis, yaitu mudah dilaksanakan dan tidak berbelit belit. C. Mudah dicapai, yaitu penyimpanan dapat mudah diambil dan digapai. D. Ekonomis yaitu tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya, perlengkapan, tenaga, serta cara pengeluarannya. E. Cocok dan tepat guna, yaitu disesuaikan dengan tujuan dan kepentingan yang ada. F. Fleksibel, yaitu mudah dikembangkan bila ada perluasan kerja dan mudah dilaksanakan. H. Aman, yaitu bebas dari kerusakan karena penyimpanan yang dilakukan sudah sesuai aturan sehingga keamanannya pun terjamin. 5. Alat dan Bahan Kearsipan jenis perlengkapan yang digunakan sangat beraneka ragam, ada yang terbuat dari kayu, aluminium, besi, plastik, semua tergantung dengan kebutuhannya. Jenis – jenis perlengkapan kearsipan, yaitu A. Filling Cabinet Lemari Arsip Filling cabinet merupakan alat yang digunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berbentuk lemari dan terbuat dari kayu atau baja yang tahan api. Lemari arsip ini biasanya terdiri dari 3 – 10 laci yang tersusun ke atas. Folder adalah map yang berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit. Ada beberapa jenis map, yaitu C. Guide Card Tanda Batas / Sekat Penunjuk Guide card adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal, dengan demikian guide cardi memiliki fungsi yaitu 1. Penunjuk supaya mudah memindahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. 2. Pembatas antara folder satu dengan folder lainnya. 3. Penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanan. Rak sortir berfungsi untuk memisahkan surat yang diterima, diproses, dikirim, dan disimpan ke dalam folder masing – masing. Kartu indeks merupakan kartu yang digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Dengan kartu indeks ini arsip dapat dengan mudah ditemukan kembali secara cepat, langkah yang perlu dilakukan sebagai berikut 1 Memeriksa tanda pelepas. 4 Pembuatan lembaran penunjuk silang 5 Pembuatan flow up slip 6 Routing slip lembaran beredar 4. Macam – Macam Filling System A. Penyimpanan arsip dengan sistem abjad Sistem abjad adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas atau arsip berdararkan abjad yang disusun mulai dari huruf A sampai dengan huruf Z. Dalam penyusunannya, surat – surat disusun berdasarkan huruf pertama dari nama orang atau organisasi, instansi, lembaga, kantor atau perusahaan yang sudah di indeks sebelumnya. B. Penyimpanan arsip dengan sistem masalah Sistem masalah merupakan sistem penyimpanan atau penataan berkas arsip yang berdasarkan atas pokok permasalahan dalam surat dokumen yang berkaitan. C. Penyimpanan arsip dengan sistem tanggal Sistem tanggal merupakan sistem penyimpanan atau penataan berkas arsip berdasarkan urutan waktu / kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun penerimaan ataupencatatan surat dokumen. D. Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan atau penatan berkas arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpeddoman kepada daerah / kota / negara atau alamat surat. E. Penyimpanan arsip dengan sistem nomor Sistem nomor merupakan sistem penyimpanan atau penataan berkas arsip berdasarkan nomor yang dibagi menjadi dua macam, yaitu 1 Filling system Nomor Dewey 2 Filling system nomor terminal digit.